湖南工程学院文件 

校办字〔2023〕38号

关于印发《湖南工程学院

采购需求管理办法》的通知

校直各单位：

《湖南工程学院采购需求管理办法》已经校长办公会审定通过，现予以印发，请遵照执行。

湖南工程学院         

2023年7月10日        

湖南工程学院采购需求管理办法

第一章  总 则

第一条  为加强学校采购需求管理，实现采购项目绩效目标，根据《政府采购需求管理办法》（财库〔2021〕22号）、《湖南省财政厅关于进一步加强政府采购需求管理的通知》（湘财购〔2022〕35号）、《湖南工程学院招标与采购管理办法》（校办字〔2021〕65号）等相关规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条  学校采购货物、工程和服务项目的需求管理适用本办法。

第三条  本办法所称采购需求管理，是指项目单位及采购管理相关部门组织确定采购项目采购需求和编制采购实施计划，并实施相关风险控制管理的活动。

第四条  采购需求管理应当遵循科学合理、厉行节约、规范高效、权责清晰的原则。

第二章  组织机构与职责

第五条  向采购与招标管理处提出采购申请的用户部门（或项目主管部门）为项目单位。项目单位是采购需求制定的主体，负责采购需求的提出、调研、论证等事宜，项目单位及负责人是采购项目的主体责任部门和责任人，对采购需求和采购实施计划的合法性、合规性、合理性负责。

第六条  计划财务处负责项目科目及预算资金审核。作为项目主管部门，资产管理处作负责项目资金、办公设备限额标准、资产绩效与配置审核；后勤基建处等负责项目工程内容的预算编制、节能与负荷核算、实施安全规范等审核。审计处负责项目预（概）算审计，审计结论作为采购公告预算依据。

第七条  采购与招标管理处负责选择采购组织形式，委托代理安排，组织采购与招标工作领导办公室成员单位及必要的第三方共同开展采购需求和采购实施计划的重点审查，存档需求管理过程中的相关资料。

第八条  法律顾问审核采购合同文本。

第三章  采购需求及管理

第九条  采购需求是指为实现项目目标，拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。

技术要求是指对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等。

商务要求是指取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围），付款条件（进度和方式），包装和运输，售后服务，保险等。

第十条  采购需求应当满足以下要求：

（一）符合法律法规、采购政策和国家有关规定，符合国家强制性标准，遵循预算、资产和财务等相关管理制度规定，符合采购项目特点和实际需要。

（二）采购需求应当依据部门预算（工程项目概预算）确定。

（三）确定采购需求应当明确实现项目目标的所有技术、商务要求，功能和质量指标的设置要充分考虑可能影响供应商报价和项目实施风险的因素。

（四）采购需求应当清楚明了、表述规范、含义准确。

采购需求可以直接引用相关国家标准、行业标准、地方标准等标准、规范，也可以根据项目目标提出更高的技术要求。

第十一条  采购项目按采购组织方式分类进行需求管理，分别为自主采购项目、政府采购项目。

项目采购单位可以在确定采购需求前，通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查，了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息，可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购，以及其他相关情况。

面向市场主体开展需求调查时，选择的调查对象一般不少于3个，并应当具有代表性。

（一）自主采购项目

用户部门根据实际需求，结合咨询、调研等需求调查，提交采购需求表（附件1）。

（二）政府采购项目

1. 政府采购一般项目

政府采购限额标准以上，即50万元以上的货物、80万元以上的服务以及200万元以上的工程等采购项目需提交采购需求书（附件2）。

2. 政府采购重大项目。对于此类采购项目，除采购需求书（附件2）外，还需要提交采购需求调查报告（附件3）。

（1）300万元以上的货物和服务，500万元以上的工程采购项目；

（2）涉及公共利益、社会关注度较高的采购项目，包括面向全校师生提供的公共服务项目等；

（3）技术复杂、专业性较强的项目，包括需定制开发的信息化建设项目、采购贵重仪器设备、采购进口产品的项目等；

（4）学校认为需要开展需求调查的其他采购项目。

按照法律法规的规定，对采购项目开展可行性研究等前期工作，已包含本办法规定的需求调查内容的，可以不再重复调查；对在可行性研究等前期工作中未涉及的部分，应当按照本办法的规定开展需求调查。

第四章  采购实施计划

第十二条  采购实施计划是指根据上级主管部门政策和学校规定，围绕实现采购需求所作的安排。

第十三条  采购实施计划主要包括以下内容：

（一）项目组织安排，包括采购项目预（概）算、最高限价，开展采购活动的时间安排，采购组织形式和委托代理安排，采购包划分与合同分包，供应商资格条件，采购方式、竞争范围和评审规则等。

（二）合同管理安排，包括合同类型、定价方式、合同文本的主要条款、履约验收方案、风险管控措施等。

第十四条  编制采购实施计划应当合理安排采购活动实施时间，落实支持创新、绿色发展、中小企业发展、集中采购等采购政策功能。

第十五条  要按照有利于采购项目实施的原则，明确采购包或者合同分包要求，并就采购包分别确定采购方式、竞争范围、评审规则和合同类型、合同文本、定价方式等相关合同订立、管理安排。

第十六条  根据采购需求特点提出的供应商资格条件，要与采购标的功能、质量和供应商履约能力直接相关，且属于履行合同必需的条件。涉及采购政策支持的创新产品采购的，不得提出同类业务合同、生产台数、使用时长等业绩要求。

第十七条  采用综合性评审方法的，评审因素应当按照采购需求和与实现项目目标相关的其他因素确定。

涉及设计方案、解决方案或者组织方案的评审，可以明确使用年限，要求供应商报出安装调试费用、使用期间能源管理、废弃处置等全生命周期成本。涉及后续采购的，要考虑后续供应的价格，以及后续采购的可替代性、相关产品和估价等兼容性要求。

第十八条  合同文本应当包含规范的必备条款和采购需求的所有内容，包括但不限于标的名称，采购标的质量、数量（规模），履行时间（期限）、地点和方式，包装方式，价款或者报酬、付款进度安排、资金支付方式，验收、交付标准和方法，质量保修范围和保修期，违约责任与解决争议的方法等。

订购、设计、定制开发的信息化建设项目等，应当约定知识产权的归属和处理方式。

第十九条  履约验收方案要遵从学校的相关业务验收管理规定，要明确履约验收的主体、时间、方式、程序、内容和验收标准等事项。可以根据项目、品目要求，邀请服务对象、参加本项目的其他供应商、第三方专业机构及专家参与验收，相关验收意见作为验收的参考资料。

履约验收方案应当在合同中约定。

第二十条  对于本办法第十一条第二款规定范围的采购项目，要研究采购过程和合同履行过程中的风险，包括国家政策变化、实施环境变化、重大技术变化、预算项目调整、因质疑投诉影响采购进度、采购失败、不按规定签订或者履行合同、出现损害国家利益和社会公共利益情形等。

第五章  风险控制与审查机制

第二十一条  采购需求管理是采购内控管理的重要内容，必须加强对采购需求的形成和实现过程的内部控制和风险管理。

第二十二条  项目单位可以自行组织确定采购需求和编制采购实施计划，也可以委托相关专家或第三方机构开展。属于本办法第十二条规定范围的采购项目应当委托相关专家或第三方机构开展，并出具相关书面材料。

第二十三条  项目经学校批准实施后，项目单位根据项目实施进度计划向采购与招标管理处申请招标采购，并提交以下书面材料：

（一）采购项目申请表；

（二）批准项目实施的相关材料；

（三）采购需求书、采购需求调查报告等相关资料。

第二十四条  建立对政府采购项目，尤其是重大项目的审查工作机制，在采购活动开始前，针对采购需求管理中的重点风险事项，对采购需求和采购实施计划进行审查，审查分为一般性审查和重点审查。

对于审查不通过的，应当修改采购需求和采购实施计划的内容并重新进行审查。

第二十五条  学校计划财务处、审计处、资产管理处、采购与招标管理处等内部机构及相关专家或第三方机构参与采购需求审查工作。

参与确定采购需求和编制采购实施计划的专家和第三方机构不得参与审查。

第二十六条  一般性审查由项目部门组织实施，通过党政联席（扩大）会议、部门班子专题会议方式进行，主要审查是否按照本办法规定的程序和内容确定采购需求、编制采购实施计划。审查内容包括，采购需求是否符合预算、资产、财务等管理制度规定；评审规则、合同类型、采购实施计划是否完整；要充分考量采购项目的可行性及先进性。

第二十七条  重点审查由采购与招标管理处组织实施，在一般性审查的基础上，进行以下审查：

（一）非歧视性审查。主要审查是否指向特定供应商或者特定产品，包括资格条件设置是否合理，要求供应商提供超过2个同类业务合同的，是否具有合理性；技术要求是否指向特定的专利、商标、品牌、技术路线等；评审因素设置是否具有倾向性，将有关履约能力作为评审因素是否适当。

（二）竞争性审查。主要审查是否确保充分竞争，包括应当以公开方式邀请供应商的，是否依法采用公开竞争方式；采用单一来源采购方式的，是否符合法定情形；采购需求的内容是否完整、明确，是否考虑后续采购竞争性；评审方法、评审因素、价格权重等评审规则是否适当。

（三）采购政策审查。主要审查进口产品的采购是否必要，是否落实支持创新、绿色发展、中小企业发展等采购政策要求。

（四）履约风险审查。主要审查合同文本是否按规定由学校法律事务室审定，合同文本运用是否适当，是否围绕采购需求和合同履行设置权利义务，是否明确知识产权等方面的要求，履约验收方案是否完整、标准是否明确，风险处置措施和替代方案是否可行。

（五）学校认为应当审查的其他内容。

第二十八条  采购需求和采购实施计划的调查、确定、编制、审查等工作应当形成书面记录，填写统一格式文书并存档。采购文件按照审核通过的采购需求和采购实施计划编制。

第六章  监督检查与法律责任

第二十九条  采购需求管理接受学校纪检监察、审计部门的全过程监督。

第三十条  所有参与采购需求管理的工作人员及第三方机构，均应遵守国家相关法律法规、学校规章制度和工作纪律，按规定的权限、程序开展工作。对于违反规定，导致学校利益受到损害的，依照有关规定处理，追究其相关责任。

第七章  附  则

第三十一条  因不可预见的紧急情况或采购项目涉及国家秘密的，按照有关规定执行。

第三十二条  本办法由采购与招标管理处负责解释，自2023年9月1日起施行。

附件：1. 湖南工程学院自主采购项目采购需求表

2. 湖南工程学院政府采购项目采购需求书

3. 湖南工程学院政府采购项目采购需求报告

湖南工程学院党政办公室     2023年7月10日印发