湖南工程学院文件

校办字〔2024〕52号

关于印发《湖南工程学院

采购代理机构管理办法》的通知

校直各单位：

《湖南工程学院采购代理机构管理办法》已经校长办公会研究通过，现予以印发，请遵照执行。

湖南工程学院

2024年10月12日

湖南工程学院采购代理机构管理办法

第一章  总 则

第一条 为规范学校采购代理工作，维护采购当事人的合法权益，加强对采购代理机构的管理，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规以及学校采购与招标管理有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称采购代理机构，是指除政府集中采购代理之外，受学校委托从事采购代理业务的社会机构。

第三条 本办法所指的采购项目是指除政府集中采购范围之外的货物、工程和服务项目。

第二章  代理机构的遴选与管理

第四条  采购代理机构应满足以下基本条件：

（一）具备参加政府采购活动供应商所具备的条件；

（二）满足《政府采购代理机构管理暂行办法》第十一条的规定；

（三）遵守国家法律法规及执业规范，具备健全的内控监督等管理制度；

（四）具备开展采购活动所需的固定场所、专业人员，并具有完成项目代理全流程的相关软硬件设施。

第五条 学校与采购代理机构签订委托代理服务协议，采购代理机构在学校委托代理协议范围内，依法依规组织采购工作。

第六条  学校根据需要遴选采购代理机构，落实考核机制，服务期2年。

第三章  采购代理机构的服务内容与要求

第七条  采购代理机构的服务内容包括但不限于：

（一）提供采购项目全流程咨询服务，指定项目负责人，联系并处理学校所委托项目采购组织有关的具体事项；

（二）获得委托授权后，及时组织项目实施，保证采购工作顺利实施，维护采购人的利益和权益；

（三）依法发布采购公告和发售采购文件，按规定审查项目（标包）投标人之间的关联关系；

（四）根据需要组织投标答（质）疑及整理答（质）疑文件，并及时发布答疑澄清公告；

（五）按程序组织开标、评标，做好采购过程的记录；

（六）按采购文件规定收取、发放有关费用，并按要求发布成交公告，协助处理成交公示期质疑（异议）和投诉，必要时组织评审专家协助处理质疑（异议）和投诉内容；

（七）根据学校确认的评审结果，向供应商和采购人发出《成交通知书》；

（八）汇集整理采购文件及评审所有材料，并送学校存档，根据项目情况和要求，报政府采购监管部门备案；

（九）项目负责人要熟练使用学校的采购管理系统，在规定时间内按要求分环节录入项目信息，确保项目采购电子资料的完整性、时效性。

第八条 采购代理机构的服务要求：

（一）在服务期内须服从学校业务主管部门的管理，遵守上级主管部门和学校相关采购管理制度；

（二）坚守职业操守，不得与学校用户部门（项目主管部门）人员、供应商、评审专家等串通损害学校利益；

（三）落实保密要求，采购代理机构应严格遵守学校委托采购项目的保密规定，招（投）标文件的审查、澄清、评估、咨询等活动中，均不得泄露相关信息；

（四）及时更新完善评审专家库，评委的抽取时间安排应由学校采购工作业务主管部门确定，且由学校监委即时抽取，代理机构不得提前或自主抽取评委；

（五）采购代理机构不得向投标人或成交供应商附加任何采购文件规定以外的不合理条件或收取除采购文件发售和约定的代理服务费之外的任何额外费用。

（六）服务时间节点要求：

1. 收到学校委派的具体采购项目采购需求后，1个工作日内完成与学校对接；

2. 确定采购需求后2个工作日内完成招标采购文件初稿编制并反馈给学校采购业务主管部门。根据采购项目需要，代理机构应配合学校开展项目采购文件审查；

3. 采购文件经学校确认后1个工作日内完成采购公告的发布；

4. 采购公告发布后按规定时间完成开标、评审组织工作；

5. 确定成交供应商后3个工作日内完成成交通知书的发放，并通知成交供应商及时与学校签订合同；

6. 成交通知书发出后5个工作日内完成采购资料汇编装订并移交给学校存档，采购资料包括但不限于采购及响应的文件、评审报告、成交通知书、质疑和投诉相关材料的纸质文档，必要的电子文档等。并按要求完成采购管理系统的数据录入。

第四章  采购项目委托

第九条 学校采购与招标管理处负责对学校采购项目进行委托，并对采购代理机构进行监管和考核。

第十条 采购项目代理的委托原则：

（一）顺序分派原则。根据采购项目的申请自动生成的采购编号进行顺序委派。

（二）质量优先原则。对于年度考核排名前列的代理机构，可以根据项目需要优先委托。

（三）适度平衡原则。原则上给入围代理机构承担大致相同的委托业务量。

（四）随机抽取原则。根据项目实际需要，由学校纪委组织并监督，随机抽取进行委托。

第十一条 建设工程项目委托。由采购与招标管理处会同后勤基建处协商，从代理专业性、企业综合实力、服务水平及工作时效性等方面综合考虑后推选，报学校采购与招标工作领导小组审批。

第五章  代理机构的考核

第十二条  对学校采购代理机构的考核实行年度考核制，采用自评和测评相结合的方式进行。

第十三条  对于代理机构考核结果的运用分为继续委托、暂停委托、终止合同退出服务。

第十四条 每年度采购项目完成后，由采购代理机构向学校提交该年度采购项目统计表（包括采购项目名称、预算金额、开标时间、中标（成交）金额、中标（成交）供应商名称等），并按照《湖南工程学院采购代理机构年度考评表》（见附件）进行自评。

学校采购与招标工作领导小组组织相关人员对采购代理机构的服务情况进行测评。所得分高于85分的，继续委托项目；所得分低于85分（含85分）的，暂停委托，暂停时长为两个月。测评结果及结果运用建议报采购与招标工作领导小组审定。

第十五条  有下列情形之一的，视为出现重大错误，年度考核结果直接确定为不合格，学校有权单方面终止合同，且不得参加下一次遴选：

（一）出现违反法律法规行为，未能及时整改并消除负面影响的；

（二）代理机构或项目负责人与投标人或采购人恶意串通，致使公共利益或他人利益受损的；

（三）利用工作之便从采购项目中获取不正当利益的；

（四）隐瞒发现的问题，有弄虚作假等不诚实行为的；

（五）法律法规和规章禁止的其他行为。

第十六条 采购代理机构对考核结果有异议的，可自收到考核结果之日起5个工作日内，向学校采购与招标工作领导小组办公室提出书面申诉。学校采购与招标工作领导小组办公室应当自收到申诉书之日起5个工作日内给予答复。

第六章 附 则

第十七条 本办法自发布之日起施行，由学校采购与招标管理处负责解释。

附件：湖南工程学院采购代理机构服务工作考评表

湖南工程学院党政办公室  2024年10月12日印发